1. Algemeen
Het huishoudelijk reglement maakt onverkort deel uit van alle af te sluiten huurcontracten behorende bij alle ruimten die deel uitmaken van Bedrijvencentra Utrecht B.V. Huurder verplicht zich alles na te laten wat de staat en het aanzien van Bedrijvencentra Utrecht B.V. kan schaden en zal de huurder van belendende kantoor- en/of bedrijfsruimtes en hun bezoekers en in het algemeen bezoekers van het bedrijvencentrum geen last of hinder bezorgen.
Waar in dit huishoudelijk reglement over huurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen: zijn personeel, stagiaires, uitzendkrachten, bezoekers en iedereen die in opdracht van huurder aanwezig is.
Waar in dit huishoudelijk reglement over verhuurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen beheerder en directie of een andere door de Bedrijvencentra Utrecht B.V. aangewezen partij.
Verhuurder gaat er vanuit, dat huurder op de hoogte is van het huishoudelijk reglement.
2. Openingstijden en toegang tot het gebouw
Huurder heeft te allen tijde toegang tot het gehuurde.
Tijdens de receptie-uren van maandag tot en met vrijdag van 08.30 uur – 17.30 uur is de centrale entree geopend. Buiten openingsuren kan iedere huurder middels een sleutel het gebouw betreden.
Bezoekers (en/of leveranciers) van huurders van het gebouw worden geacht zich te bevinden onder de hoede van een huurder. In geval van onraad en/of calamiteiten dienen huurders als verantwoordelijke gids voor hun bezoekers op te treden. De huurder is aansprakelijk voor de daden van zijn bezoeker(s).
3. Aan- en afvoer van goederen
Niemand heeft het recht, op welk ogenblik dan ook, de algemene ruimten binnen en buiten het gebouw met goederen te blokkeren, dan wel de gangen te versperren of te gebruiken als opslagruimte. Alle te ontvangen goederen zullen zo snel mogelijk naar de desbetreffende ontvanger afgevoerd moeten worden. In geval van overbelasting of versperring zal de verhuurder het recht hebben de desbetreffende goederen voor risico en kosten van de ontvanger op te slaan.
Goederen die, voor huurders, afgeleverd worden in de laad en losruimte, staan hier voor risico van huurder.
De receptie kan in schriftelijke opdracht van huurder tekenen voor ontvangst van goederen. De receptie kan de goederen vòòr tekenen voor ontvangst echter niet controleren, zij is dus niet aansprakelijk voor de afgeleverde goederen.
4. Beheer
Persoonlijk overleg tussen huurders en verhuurder zal zo vaak als noodzakelijk is plaatsvinden. Storingen en/of schade aan het gebouw of zijn installaties dienen direct aan de receptie te worden gemeld die voor adequate afhandeling zal zorgdragen.
5. Huisstijl
Er zal voor een uniforme wijze van naamsaanduiding worden zorggedragen door de verhuurder.
a. Op de door de verhuurder geplaatste brievenbussen.
b. Op een overzichtsbord in de entreehal.
c. Op een belbord naast de deur.
De kosten voor deze naamborden zullen aan de huurders worden berekend in een entree-nota.
6. Veiligheid
Iedere unit in Bedrijvencentra Utrecht B.V. is voorzien van een brandmeldinstallatie en een inbraakbeveiligings-installatie.
Huurder dient zelf zorg te dragen voor deugdelijke afsluiting van een unit en het op de juiste wijze in- en uitschakelen van de inbraakbeveiligings-installatie.
Huurder is zelf verantwoordelijk voor het deugdelijk afsluiten van deuren en ramen.
Huurder is tevens verantwoordelijk voor nalatigheid in deze.
Bij alarmopvolging van een “loos “alarm zullen de hieraan verbonden kosten op de betreffende huurder verhaald worden.
Het gebruik en de opslag van brandgevaarlijke en schadelijke vluchtige stoffen in het gehuurde, behoudens voor huishoudelijke doeleinden in normale hoeveelheden, is niet toegestaan.
Onder goedkeuring van de brandweer wordt uit het oogpunt van ‘bedrijfsbescherming’ een ontruimings – en calamiteitenplan opgesteld. Huurder dient hierbij de regels van de brandweer strikt op te volgen (zogenaamd vluchtplan).
Roken is in het gehele gebouw ten strengste verboden.
Verhuurder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor inbraak en/of beschadigingen aan eigendommen van de huurder in het gehuurde, welke ondanks de genomen veiligheidsmaatregelen mochten plaatsvinden.
Voor de locatie Hooghiemstra geldt dat in verband met de voorschriften van de brandweer men de tussendeuren in de gangen steeds gesloten dient te houden. Aan de uiteinden van de gangen bevinden zich nooddeuren die van binnenuit via een panieksluiting geopend kunnen worden.
Huurder verplicht zich de medegebruikers van het bedrijvencentrum, de verhuurder, de politie en/of brandweer, alle mogelijke assistentie te verlenen in gevallen van inbraak, vandalisme, brand, of welke calamiteiten dan ook.
De algemene toegangen van het gebouw zijn voorzien van een gecertificeerd slotensysteem, waarmee buiten kantooruren tevens de entreedeuren geopend kan worden. Uitgifte van entreesleutels geschiedt door de verhuurder welke hiervan de registratie verzorgt.
Indien de huurder meer sleutels nodig heeft, kunnen deze op verzoek geleverd worden. Voor elke sleutel dient de huurder bij de receptie een ondertekende schriftelijke aanvraag in te dienen. Bij meer dan twee sleutels dient er een borgsom te worden afgegeven.
Iedere ruimte is voorzien van een eigen cilinderslot. Ook hiervoor worden per ruimte twee sleutels beschikbaar gesteld en blijven eigendom van verhuurder. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het slot van zijn ruimte.
Voor alle ramen in het gebouw, dus ook van de algemene ruimten, gelden de volgende regels:
Bij wind de ramen onmiddellijk sluiten of op kierstand zetten.
Bij vertrek ramen sluiten.
Indien het raam licht wiebelt, trilt of klappert: onmiddellijk sluiten.
Als het raam niet meer goed sluit of het uitzetijzer gebreken vertoont wordt de huurder geacht dit onmiddellijk aan de receptie te melden.
Voor Vondelparc I geldt dat de ramen in het trappenhuis in verband met uw veiligheid alleen door personeel van Bedrijvencentra Utrecht B.V. geopend c.q. gesloten mogen worden.
Bij nalatigheid van de voorschriften kan een raam naar beneden vallen met alle risico’s voor personen vandien.
Als huurder van een ruimte wordt u geacht de regels omtrent het gebruik van het gehuurde te kennen en strikt op te volgen. Bij niet nakoming van de regels wordt de huurder aansprakelijk gesteld voor de ontstane schade.
7. Elektra
Voor wijzigingen aan de elektriciteit en/of andere installaties zijn de algemene bepalingen van toepassing
Verder geldt dat de huurder alleen in overleg is toegestaan aansluitingen in zijn ruimte te (doen) verrichten. Het is de huurder niet toegestaan zelf elektrische kabels in zijn unit te plaatsen. Dergelijke aanpassingen dienen te geschieden in overleg met de verhuurder en aangelegd te worden door een erkend installatiebureau.
Extra verbruik van elektra zal worden doorbelast aan de huurder.
8. Verlichting
Het vervangen van lampen in de openbare ruimten behoort tot het onderhoud van de verhuurder.
9. Vloerbedekking / zonwering
Voor locatie Hooghiemstra geldt dat vloerbedekking/zonwering zijn niet bij de huur inbegrepen. Het is niet toegestaan zonwering aan te (laten) brengen, te doen wijzigen of te doen verwijderen, tenzij in overleg met verhuurder.
Voor locatie Vondelparc geldt dat de zonwering wel bij de verhuur is inbegrepen.
10. Verbouwing wanden, plafonds, deuren
Overeenkomstig de huurovereenkomst wordt bepaald dat de verhuurder nauwkeurig dient te worden geïnformeerd over de aard, begin- en einddatum van een eventuele verbouwing. Met de verbouwing mag een aanvang worden genomen na verkregen schriftelijke toestemming van de verhuurder of diens vertegenwoordiger. Verbouwingen dienen plaats te vinden voor 08.30 uur en na 17.30 uur en/of in de weekeinden.
De kosten voor de verbouwing en de herbouwkosten zijn voor rekening van de desbetreffende huurder (zie hiervoor ook de huurovereenkomst). Verhuurder kan voor de herbouwkosten een extra borgsom verlangen.
Het aanbrengen van voorwerpen op wanden, plafonds en/of deuren dient te allen tijde te geschieden in overleg met de verhuurder. Beschadigingen aan wanden, deuren en plafonds als gevolg van het ondeskundig aanbrengen van zaken en zonder voorafgaande goedkeuring van de verhuurder, zullen bij de huurbeëindiging op de borgsom worden ingehouden.
11. Vuilafvoer
Iedere huurder verplicht zich ervoor zorg te dragen dat het dagelijks afval steeds in de daartoe bestemde vuilcontainers wordt gedeponeerd, verpakt in plastic zakken. Papier en karton dient in een aparte daartoe aangewezen container gedeponeerd te worden.
Het is niet toegestaan:
a. schadelijke stoffen buiten op te slaan;
b. vuil, fust of verpakkingsmateriaal buiten het gebouw op te slaan anders dan in de containers;
c. de vuilcontainer(s) op een andere plaats neer te zetten;
d. chemisch afval (KCA) in de containers te storten. Het chemisch afval dient separaat en op eigen initiatief en/of eigen verantwoordelijkheid te worden afgevoerd.
Voor afvoer van vuil staan containers ter beschikking die op vaste en nader aangegeven tijden worden geleegd.
Men dient dus geen afval naast de container te plaatsen.
12. Schoonmaak
Alle gemeenschappelijke en openbare ruimtes zullen regelmatig door een door verhuurder aangesteld schoonmaakbedrijf worden schoongemaakt. Ieder huurder is verplicht de gehuurde ruimte regelmatig schoon te maken. Buiten de openingstijden van de receptie zal hij, omwille van veiligheid, gebruik maken van een door de verhuurder aan te trekken schoonmaakbedrijf. In overleg met de verhuurder kan in individuele gevallen op grond van specifieke redenen van het bovenstaande worden afgeweken.
13. Buiten het gebouw
Naast de entree van locatie Hooghiemstra zijn twee parkeerplaatsen uitsluitend voor laden- en lossen beschikbaar.
14. Receptie
In het Bedrijvencentrum worden diverse diensten en faciliteiten aangeboden via de receptiebalie van de verhuurder. De receptiebalie beheert onder andere de telefooncentrale en opvang van bezoekers. Tijdens werkdagen is de receptie geopend van 08.30 tot 17.30 uur. Verder kan men de vergaderzalen, de koepel en het auditorium reserveren. Voor informatie over deze diensten en tarieven kunt u de website raadplegen. . Voor de vergaderzalen, de koepel en het auditorium gelden aanvullende huisregels die ter plekke zijn aangegeven. Deze aanvullende huisregels dienen door eenieder te worden nageleefd.
15. Toegang
In afwijking in zoverre van het bepaalde in de Algemene Bepalingen geldt het navolgende. Indien door of vanwege verhuurder werkzaamheden moeten worden verricht als bedoeld in de art., 13 van de Algemene Bepalingen zal het de verhuurder zijn toegestaan om ten behoeve van de doelmatige tenuitvoerlegging van die werkzaamheden, toegang te hebben tot het gehuurde.
Indien redelijkerwijs mogelijk, zal verhuurder door middel van een algemene schriftelijke aankondiging dit kan ook een e-mail zijn, de betreffende huurders vooraf in kennis stellen van de voorgenomen werkzaamheden. Onder een algemene schriftelijke aankondiging wordt verstaan een schriftelijke mededeling die op de gebruikelijke plaatsen wordt opgehangen. Indien zodanige aankondiging achterwege is gebleven en huurder tijdens de uitvoering van de werkzaamheden niet in het gehuurde aanwezig is, zal verhuurder er voor zorgdragen dat voldoende toezicht wordt gehouden tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.
16. Bijzonder bepalingen
Anticoncurrentiebeding:
Het is huurder zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van verhuurder niet toegestaan aan medehuurders in de bedrijvencentra de navolgende diensten aan te bieden: telefoon/faxservice, secretariële diensten, reproductie, catering en schoonmaakdiensten. In verband met de door de verhuurder te bewaken branchemix zal huurder niet zonder toestemming van verhuurder in zijn ruimten volstrekt branchevreemde activiteiten ontplooien. Bepalend hiervoor zijn de gegevens die huurder bij het aangaan van de overeenkomst aan verhuurder hierover heeft gegeven.
Interne verhuizingen.
Indien een huurder intern een nieuwe ruimte wil betrekken wordt hiervoor apart administratiekosten in rekening gebracht.
Telefoonfaciliteiten:
Alle vaste telefoon, faxlijnen en datalijnen zullen afgenomen worden van verhuurder, of van door de verhuurder aan te wijzen partijen tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen. Verbruiks- en abonnementskosten worden doorbelast. Huurder is verplicht één vaste telefoonlijn via de centrale af te nemen. Een ISDN of ADSL aansluiting mag uitsluitend aangelegd worden na schriftelijke toestemming van verhuurder. Aansluitingen mogen door derden aangelegd worden tot in de verdeelkast. Alle bekabeling in het gebouw dient aangelegd te worden door een door verhuurder aangewezen partij. De extra kosten hiervan zijn voor rekening van huurder.
Klachtenafhandeling:
Alle klachten dienen in eerste instantie, schriftelijk door middel van het invullen van een klachtenformulier, gemeld te worden bij de receptie. Een aantal klachten worden door de receptie afgehandeld, de overige klachten worden doorgegeven aan het facilitair beheer, die deze vervolgens afhandelt.
Buiten kantooruren kan men een e-mail sturen of een notitie achterlaten in de brievenbus van de verhuurder.
17. Overige bepalingen
Onverminderd het bepaalde in de Algemene Bepalingen huurovereenkomst kantoorruimte wordt nog op de volgende bepalingen gewezen.
Huurders in de bedrijvencentra dienen zich zodanig te gedragen dat medehuurders niet gehinderd worden in het gebruik van hun eigen ruimte en de gemeenschappelijke ruimtes.
Het voortbrengen van geluiden, trillingen, muziek, stank en rookgassen die hinder veroorzaken bij de medegebruikers is niet geoorloofd.
Het is behoudens vouwfietsen en invalidenvoertuigen, verboden fietsen en andere voertuigen mee te nemen in het gebouw.
Huisdieren zijn alleen toegestaan in de eigen ruimte en mogen geen overlast veroorzaken aan andere huurders.
Verhuurder is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van stagnatie in de aanvoer van gas, water of elektriciteit.
Voor door een huurder gewenst intern zwaar transport vanaf of naar de gehuurde ruimte, dient tevoren toestemming van de beheerder te zijn verkregen. Eventuele hierdoor ontstane schade aan het gehuurde zal te allen tijde ten laste komen van de huurder en hem/haar in rekening worden gebracht.
Indien huurder na herhaalde waarschuwing zich niet houdt aan de hem bekende huishoudelijke regels, kan hij/zij terstond worden verwijderd en wordt de huur met onmiddellijke ingang opgezegd, onverminderd de gehoudenheid van huurder tot betaling van schadevergoeding.
Teneinde een goede exploitatie van de gebouwen te kunnen continueren dient er een mogelijkheid te bestaan het huishoudelijk reglement tussentijds aan te passen. Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde worden gewijzigd.
Wijzigingen die nodig zijn voor de veiligheid van het gebouw en de veiligheid van de gebruikers kunnen door de verhuurder bindend worden doorgevoerd zonder voorafgaande goedkeuring. De verhuurder zal wel zoveel als redelijkerwijs mogelijk is vooraf overleg plegen met het bestuur van de huurdersverenigingen omtrent een dergelijke wijziging.
Bij strijdigheid van de huurovereenkomst, de algemene bepalingen en het huishoudelijk reglement prevaleert de huurovereenkomst gevolgd door de Algemene Bepalingen.
In gevallen, waarin dit huishoudelijk gebruiksreglement niet voorziet, dient de huurder zich te houden aan de instructies van de verhuurder.
STARTERSINFORMATIE
Bedrijvencentrum Vondelparc wordt beheerd door de facilitair manager Paul Barendregt. De facilitair coördinator is Rita van Hussen. De receptie wordt bezet door Gijsje Hoving en Antoinette Rietbergen. Zij zijn allen in dienst van Bedrijvencentra Utrecht B.V.
Alarm
Vondelparc bestaat uit twee panden (Vondelparc I en II). Beide panden zijn voorzien van een alarmsysteem met doorvermelding naar de meldkamer. Alle kantoren en algemene ruimten zijn voorzien van een bedieningskastje. Elke huurder heeft een eigen code waarmee hij het alarm in zijn eigen ruimte en in de algemene ruimtes, bijv. de vergaderzaal, kan deactiveren en activeren. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het op de juiste wijze afsluiten van zijn ruimte, dat geldt voor zowel deuren als ramen.
Fietsenstalling
In Vondelparc II bevindt zich een grote fietsenstalling voor beide VP’s die via de achteringang te bereiken is. Deze achteringang moet na 17.30 uur bij het betreden en verlaten van het pand op slot gedraaid worden.
Parkeerplaatsen
Vondelparc II heeft voor het gebouw een parkeerterrein waarvan een aantal plaatsen te huur zijn (€145,- per maand ex. BTW) en een gedeelte gereserveerd is voor bezoekers van de in beide panden gevestigde bedrijven. Bezoekers moeten vooraf bij de receptie worden aangemeld. Alleen dan bent u verzekerd van een parkeerplaats voor uw bezoeker. Er is geldt een maximum van 4 auto’s per huurder per keer. Verder is er één parkeerplaats op het terrein waar huurders incidenteel kunnen parkeren. De kosten hiervan bedragen €10,- per keer.
Aan de achterkant van het bedrijvencentrum is een parkeergarage waar tegen betaling van € 90, - per maand (ex. BTW) een parkeerplaats kan worden gehuurd.
Algemene ruimten
Kantine - De kantine is gevestigd in Vondelparc II en is dagelijks vrij toegankelijk voor de huurders en hun bezoekers.
Collegezaal - Vondelparc II beschikt over een authentieke collegezaal die voor huurders en buitenstaanders per dagdeel te huur is. De prijslijst kunt u bij de receptie opvragen.
Vergaderzalen - Beide gebouwen hebben een vergaderzaal die bij de receptie kan worden gereserveerd. De vergaderzaal is uitsluitend bedoeld voor vergaderingen, niet voor het geven van cursussen e.d. De vergaderzaal mag niet langer dan één dagdeel worden gereserveerd en het is niet toegestaan om de vergaderzaal onder te verhuren aan externe bedrijven.
De algemene ruimten worden regelmatig schoongemaakt door een schoonmaakbedrijf, de toiletten dagelijks. Huurders zijn zelf verantwoordelijk voor het schoonmaken van de eigen ruimte.
Telefoon
Iedere huurder van een bedrijfsruimte is verplicht één telefoonlijn af te nemen van Bedrijvencentra Utrecht B.V. Zo is iedere huurder snel te bereiken bij eventuele calamiteiten.
Afval
Huisvuil en oud papier kunt u kwijt in de betonnen containers tussen VPI en VPII (Let op: papier in een aparte container). Het is niet toegestaan hier grof vuil achter te laten. Mocht dit toch gebeuren dan zijn de kosten (€142,-) voor rekening van de betreffende huurder. Grof vuil kunt u zelf naar het afvalscheidingsstation in Lunetten brengen.
Algemene info
De receptie is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar via nummer 1 op het zwarte Nortel telefoontoestel dat in elke kantoorruimte aanwezig is.
Het bedrijvencentrum is 7 dagen per week, 24 uur per dag te betreden.
Vondelparc is rookvrij: in beide panden geldt een totaal rookverbod.
Receptiefaciliteiten
-De receptie is tijdens werkdagen geopend van 8.30 tot 17.30 uur.
-De receptie van Vondelparc biedt een telefoonservice. De prijslijst en informatie hierover heeft u reeds ontvangen.
-De dames van de receptie nemen bij uw afwezigheid uw postpakketjes aan. Aangetekende brieven worden niet door de receptionistes in ontvangst genomen.
-Als u ’s avonds op het parkeerterrein wilt parkeren kunt u bij de receptie een avondpasje verkrijgen. Hiervoor vragen wij een borg van € 20,-.
-Lege toners en cartridges kunt (zonder verpakking!) deponeren in de daarvoor bestemde dozen bij de receptie. De opbrengst van de recycling gaat naar de huurdersvereniging.
-De vergaderzalen kunt u via de receptie (toets 1 op uw telefoon) reserveren. De sleutel van de vergaderzalen kunt u bij de receptie ophalen. Via www.vondelparc.nl kunt u kijken of de vergaderzaal op de gewenste datum en tijd beschikbaar is. Daadwerkelijk reserveren is alleen mogelijk via de receptie.
Extra dienstverlening (tegen betaling)
-In beide gebouwen staat een kopieermachine. U kunt bij de receptie een pasje met 500 of 1000 kopieën aanschaffen.
-Faxservice: het verzenden en ontvangen van faxen kunt u uitbesteden aan de receptiemedewerkers.
-Het is mogelijk bij de receptiemedewerkers koffie en/of thee te bestellen voor u en uw bezoekers in de vergaderzaal.
Website Vondelparc.nl
Huurders kunnen op de website hun eigen bedrijfsgegevens aanpassen door middel van een persoonlijk wachtwoord. U kunt met uw eigen wachtwoord (op te vragen bij Antoinette via receptie@vondelparc.nl) inloggen op www.vondelparc.nl door te klikken op het sleutelpictogram bovenin het scherm.